Eventorganisation? Automatisiert mit HubSpot!
Wie können wir den nötigen Aufwand zur Erstellung von Teilnehmendenlisten reduzieren? Oder gar eliminieren? Unser Kollege Jann Wittwer, Lernender Mediamatiker im 2. Lehrjahr, hat diese Fragen für uns beantwortet und den Anmeldeprozess für unsere Schnuppertage optimiert. Das Zauberwort lautet: HubSpot.
Manueller Anmelde-Prozess – macht das Sinn?
Eigene Prozesse zu verbessern fängt beim Beobachten an. Bisher lief es wie folgt: Interessierte Schnuppernde meldeten sich auf unserer Webseite für die Mediamatik / Interactive Media Design und Grafik Infonachmittage und Schnuppertage an. Eine Anmeldung landete in unserem Mail-Postfach, wo diese manuell bearbeitet und die Daten der Teilnehmenden in eine Excel-Tabelle überführt wurden. Das Beantworten aller E-Mails und der Versand vom Tagesprogramm und weiteren Infos nahm ganz schön viel Zeit in Anspruch!
Um an unseren zukünftigen Schnuppertagen Zeit zu sparen, haben wir den gesamten Prozess von Anmeldeformular bis Dankesmail analysiert. Eine riesige Kreidezeichnung (mit Ähnlichkeiten zu einer Falllösung bei Sherlock Holmes) hat festgehalten, welche Schritte in der Administration des Schnuppertages relevant sind.
Von der Skizze zum automatisierten Workflow
Mit diesen Daten konnte Jann den gesamten Ablauf digitalisieren und in einen HubSpot Workflow übersetzen. Dieser wird aktiv, sobald sich jemand auf unserer Website anmeldet. HubSpot prüft den aktuellen Stand und die Anzahl Personen in der Teilnehmendenliste und versendet entsprechende Bestätigungsmails. Wenn die maximale Anzahl Personen erreicht ist, wird das Formular geschlossen und die angemeldeten Teilnehmenden erhalten Mails mit Programm und Einverständniserklärungen. Sobald der Event stattgefunden hat, wir eine Dankes-Mail an alle Teilnehmenden versendet.
Die HubSpot Automation im Live-Test
Testen, testen… – klappt nicht. Anpassen, noch mal testen, klappt! Nach Einrichten des HubSpot-Workflows hat Jann alle Optionen getestet und das Formular anschliessend online geschaltet. Zunächst mit Spannung antizipierend, wie es sich verhalten wird und dann begeistert, als die ersten Kontakte im HubSpot eintrafen. Dank dieser Automation können wir in Zukunft an allen folgenden Info-/Zukunfts- und Schnuppertagen Zeit sparen und unsere Ressourcen anderswo einsetzen. Und Jann kommt vielleicht sogar früher in den Feierabend.
Marketing Automation für deinen Event
Vielleicht ist das auch etwas für deinen nächsten Event. Wir bieten Beratung für und mit HubSpot oder Marketing Automationen an. Wenn du wissen möchtest, wie Marketing Automation bei deinen Events, beim Generieren und Verwalten von Leads oder generell in deinem KMU eingesetzt werden kann – melde dich. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören.